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Comment être ou devenir plus productif quand on passe toute la journée au boulot, alors qu’on souhaite développer son projet d’avenir et qu’on rentre à 19h00 chez soi ? Vous ne savez pas par où commencer, vous n’avez que le week end ou un bout de celui-ci pour vous y mettre et, de fait, le temps est compté.
Des hacks* et des actes
Dans cet article, je vous propose des solutions pour aider votre organisation par la mise en application de hacks, que j’utilise moi-même et que j’ai appris durant mes études, de façon à être beaucoup plus productif ; ça peut vous servir dans votre vie professionnelle aussi, si vous êtes en quête d’amélioration.
I – Hack 1: la règle des 2 minutes
Il concerne les tâches dont la réalisation demande un temps très court. Idéalement de 2 minutes maximum, mais le hack est applicable si la durée est supérieure, il reste de l’ordre de quelques minutes. L’idée est de traiter cette tâche tout de suite, immédiatement et sans délai. Inutile de laisser trainer ou de remettre à plus tard. Le risque est de créer des soucis parasites et d’influer négativement votre mind set.
Faites tout de suite les tâches que vous pouvez absorber rapidement et qui risquent de vous gêner. Attendre, apportera du stress et grossira votre liste des tâches à faire. Alors l’excuse « j’ai plein de tâches qui durent 2 minutes, tu ne te rends pas compte ! » n’est pas recevable. Pour être plus productif, il suffit de planifier dans votre agenda la période que vous allez consacrer à la réalisation des courtes tâches.
II – Hack 2: tenir un agenda
Conséquence, vous planifiez votre semaine ou votre journée. Le soir à partir de 19h00 je fais ceci et cela ; le lundi c’est plutôt ça ; le mercredi je me réserve cela ; ce week end, c’est ce machin qui est prévu, tandis que pour le suivant ce sera ce truc… Bref, un agenda ! Ne restez pas avec des tâches à faire uniquement stockées dans votre tête. C’est mal ! Ecrivez-les sur un post-it au pire pour éviter de les oublier et évacuer du stress sur l’ensemble des tâches que vous avez à faire.
Maintenant, pour être encore plus productif, vous ne devez pas oublier de rêver…
III – Hack 3: apprenez à rêver
Vous avez bien lu, je dis « rêver ». A l’école ou à la maison, quand vous étiez petit, vous vous êtes surement entendu dire « Arrête de rêver, ça sert à rien, concentre toi sur le factuel et sur les choses concrètes de la vie : rêver c’est pas bien !… ».
Mais réfléchissons (à défaut de rêver pour le moment)… Sans les rêveurs pas d’automobile, pas d’avion et on ne serait jamais allé dans l’espace, ni sur la lune non plus. Sans rêveurs, pas de modernité, pas de création ! Le monde se divise en deux catégories (voir le bon, la brute et le truand, par Sergio Leone 1966) de personnes. Les consommateurs d’un côté, public passif. Les créateurs de l’autre : les actifs. Les premiers restent statiquement en bas de l’échelle sociale, au contraire des seconds dont l’accession à la richesse est probable.
Vous vous sentez l’âme d’un producteur ou d’un créateur? Mais vous êtes actif alors ! Laissez-vous donc rêver. Oublier les anathèmes subis depuis l’enfance par le système ou l’éducation nationale et laissez libre court à votre imagination. Attention, le réalisme est de mise tout de même. Il ne s’agit de rêver courir tout nu dans la nature, mais de possibilités concrètes. Demandez-vous ou vous en serez de vos projets dans 1 an, 5 ans voire 10 ans. Personnellement, je rêve de pouvoir vivre de ma musique depuis un bon moment. A force de me persuader de cette réalité, et de mettre bout à bout des éléments réels de réussite, je concrétise mon rêve petit à petit.
IV – Hack 4: avoir des objectifs
Votre rêve est visualisé ? Parfait. Phase suivante : des objectifs tu te fixeras. Mais le sous-entendu important de cette mise en objectif est la planification.
Retournez d’abord voir mon article ou ma vidéo « comment rester motivé ». Pour rappel, ces objectifs doivent être concrets et réalistes. Vous pouvez d’ailleurs vous focaliser sur un seul objectif pour ne pas vous disperser. Celui-ci peut cependant se composer d’un certain nombre de sous-objectifs. Je me reprends en exemple : mon objectif est donc de vivre de ma musique.
Mais pour l’atteindre, je mets déjà en œuvre plusieurs sous-objectifs ou produits. Je fais des compositions originales (« Look at me »), je fais des covers (« Bohemian rhapsody » ou «The unforgiven II»), des clips, des vidéos YouTube (« comment écrire une chanson« ), j’anime quotidiennement mon site internet… je réalise et crée donc des productions diverses et variées. J’élabore aussi des business plans pour générer des revenus (télécharger cet ebook pour savoir comment je fais), car je ne suis pas encore en mesure de vivre totalement de ma musique et quitter définitivement mon emploi. Tous ces sous-objectifs convergent vers mon objectif ultime.
V – Hack 5: le travail en temps masqué
Bon… Là, vous pourriez me dire que c’est conjoncturel, mais ça n’a rien à voir avec la situation sanitaire. D’autant, que quoi qu’en disent certains scientifiques, le masque empêche une ventilation normale des voies aériennes et donc du cerveau. J’aurais donc tendance à penser que le port du masque n’est pas propice à la réflexion ou la création, mais en aucun cas à être plus productif.
Plus sérieusement, j’ai acquis cette technique du travail en temps masqué en école d’ingénieur. C’est très utilisé dans l’industrie automobile. Il s’agit de réaliser plusieurs sous-tâches pendant le déroulement d’une tâche principale plus longue, mais incompressible et incontournable… Je sens bien que j’en ai perdu quelques-uns…
Je formalise : je me lève le matin avec l’objectif de ne pas perdre de temps pour ne pas être en retard au boulot. Il me faut 2 minutes pour préparer mon jus d’orange, mon bol de céréales et quelques agapes. Mais le chauffage seul de l’eau pour mon thé me prend aussi 2 minutes.
Donc, si je commence par rassembler ce que je vais manger et qu’ensuite, seulement, je mets l’eau à chauffer, l’ensemble me ponctionnera 4 minutes de mon temps (2 + 2 pour les soupçonneux adeptes de la théorie du complot). Alors que si je commence par mettre l’eau à chauffer, qui est une action dont la durée est incompressible (je ne peux pas l’accélérer), et que je rassemble ma sustentation pendant le temps de chauffe, le temps total consommé sera de 2 minutes (2 + 0). Et nous sommes tous d’accord pour dire que nous sommes tous à la minute près le matin ! C’est ça le travail en temps masqué.
Si vous êtes entrepreneur, et que vous ne connaissez pas le principe, je vous assure que vous gagnerez énormément de temps avec celui-ci.
VI – Hack 6: la règle des 80/20
C’est la loi dites de Pareto (Vilfredo Pareto – 1848-1923, économiste italien). Le concept est de concentrer 20 % de vos efforts sur 80 % de résultat. Et non pas le contraire, 80% d’effort pour 20 % de résultat. Bien entendu, il faut se focaliser sur les tâches prioritaires de son objectif. Une bonne maitrise de la technique est un atout certain dans la quête finale.
VII – Hack 7: le clean desk
Né des techniques de management américains des années 80, le clean desk consiste à ranger et ordonner son bureau tous les soirs et avant le départ en weekend. Le but n’est pas de faciliter le travail des techniciens de surface. Une étude de l’époque démontre que l’esprit humain est beaucoup plus productif lorsque l’environnement de l’individu est rangé, propre, clair et sain.
En effet, l’esprit ne sera pas immédiatement opérationnel, si, en pénétrant dans son bureau, l’individu est face à des piles de dossiers désordonnées, des ustensiles de bureau dispersés çà et là, des boulettes de papiers chiffonnés à côté de la corbeille. La mise en route du sujet sur son activité professionnelle est largement compromise.
Inversement, une table de travail immaculée et des stylos proprement alignés dans leur réceptacle est une situation génératrice d’une atmosphère propice à la concentration et à une mise en action intellectuelle rapide. Pareil à la maison.
Vous rentrez le soir chez vous et vous tombez sur la pile de vêtements sales ou pas repassés, la montagne de vaisselle dans l’évier et les cartables des enfants au milieu du couloir. Vous êtes forcément face à un obstacle qui enfreint votre motivation pour vous atteler à la poursuite de votre projet. Apprenez à systématiquement, ranger, classer, rapidement nettoyer votre environnement. Ne conservez sur votre bureau que votre ordinateur prêt à l’emploi pour un rapide retour vers l’atteinte de votre objectif.
VIII – Hack 8: se couper des sources de distraction
Pour être efficace dans la poursuite de votre projet, vous devez, au moment de travailler sérieusement à celui-ci, isoler votre esprit de toutes sources de distractions extérieures ou de dérangement.
Lorsque je travaille à la réalisation d’un article ou d’une vidéo YouTube, je m’enferme dans mon studio, je coupe mon téléphone, je ferme ma maison, les enfants ne sont pas présents, je ne suis pas joignable par e-mail ou quelle autre source que ce soit. Tout est coupé : je suis à 100 % concentré sur la réalisation de la vidéo et même plusieurs vidéos consécutivement de manière à réserver mes prochains weekend à d’autres tâches utiles à mon projet.
Voilà, fin du conseil du jour en espérant que cette liste de hacks vous permettra de devenir, comme moi, plus productif rapidement.
* En programmation, le hack est une solution rapide et bricolée pour contourner un problème.
Pour aller plus loin, je vous propose une séance de coaching OFFERT de 30 min. Vous pourrez ainsi me poser toutes les questions que vous voulez ainsi que les problématiques que vous rencontrez. Par la suite, nous pourrons convenir d’un coaching périodique afin de que vous puissiez un jour vivre de votre musique :
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